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Como fazer a carta de apresentação da empresa

15 de abril de 2014
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O velho ditado que diz que “a primeira impressão é a que fica” é muito válido quando o assunto é conseguir novos clientes no mundo dos negócios. A carta de apresentação de uma empresa funciona como o cartão de visitas da companhia e, por isso, é uma importante ferramenta que dá o primeiro passo para a negociação.

Nesta carta, é preciso conter as informações básicas da empresa, os serviços oferecidos e os benefícios, de maneira clara e objetiva. A carta precisa ser elaborada com cuidado, pois é importante prender a atenção do cliente através de parágrafos curtos e que contenham apenas informações relevantes.

Além disso, a personalização da carta é muito importante, principalmente se os objetivos variarem de acordo com o tipo de cliente. A empresa precisa ter em mente que a qualidade da carta é um fator fundamental na decisão do cliente. Por isso, quanto mais personalizada, clara e bem elaborada estiver a apresentação, melhores serão as chances de conquistar uma boa imagem e novos consumidores.

Não há um único modelo capaz de garantir uma carta perfeita para a apresentação de uma empresa, pois os negócios possuem natureza, objetivos e serviços diferenciados. No entanto, há vários modelos que ajudam a elaborar a carta, além de padrões que auxiliam na construção de uma apresentação ideal para o negócio.

Passo a passo da Carta de Apresentação da Empresa:

Apesar de não haver uma fórmula mágica para criar a apresentação de um negócio, o padrão mais utilizado segue uma linha de organização das informações relevantes.
Neste padrão, a empresa começa a carta com a apresentação da companhia no primeiro parágrafo, informações de produtos no meio da carta e, por fim, informações sobre o suporte e as formas de atendimento. Veja o que deverá ser escrito em cada parte do papel:

Apresentação do negócio: O início da carta é muito importante para que o cliente sinta-se interessado em ler toda a apresentação. É nos primeiros parágrafos (de preferência um ou dois) que a empresa deve falar sobre a companhia em si, a natureza do negócio, o tempo de mercado e os objetivos empresariais. Neste primeiro momento, é importante ressaltar o preparo da empresa no atendimento aos clientes, a satisfação do consumidor como prioridade, o comprometimento com o trabalho e outras informações que transpassem confiança e credibilidade para quem lê.

Produtos e serviços: A descrição dos produtos e serviços é a parte mais importante da carta, pois neste momento o cliente deverá decidir se o produto ou serviço em questão irá ou não suprir a necessidade. Por isso, é importante falar sobre o que interessa ao cliente e como o serviço poderá ser positivo ao consumidor. Além disso, falar sobre garantias, qualidade e prazos também é fundamental. Não esqueça de oferecer benefícios ao invés de falar apenas sobre características, principalmente na hora de mencionar os valores. Qualquer serviço especial que facilite a negociação, descontos e promoções precisam aparecer como grandes vantagens ao solicitar o produto ou serviço.

Suporte ao cliente: Por fim, a carta deverá explicar sobre como funciona o atendimento, de forma sucinta e objetiva. O comprometimento com a excelência no atendimento, os horários disponíveis ao cliente e os contatos deverão constar entre as informações, para que o cliente sinta que receberá um tratamento de qualidade ao optar pelos serviços da companhia. Os canais de atendimento ao cliente também devem ser mencionados e, quanto mais canais a empresa se dispor, melhor será a imagem de comprometimento com a qualidade do serviço e a satisfação do público.

Depoimento dos clientes: Outro fator que pode colaborar com a imagem e a credibilidade da empresa é adicionar depoimentos de clientes na carta. Esses depoimentos podem ser curtos e mostrar principalmente a satisfação com a qualidade do serviço e do atendimento prestado pela a companhia.

Porém, é necessário ter certeza de que os depoimentos poderão ser utilizados e, por isso, é importante pedir autorização antes de inseri-los na carta. Esses depoimentos podem variar de acordo com a natureza do negócio e, se a empresa oferecer serviço para outras entidades, o ideal é conseguir depoimentos positivos de clientes que possuem nome no mercado.

O local de inserir os depoimentos vai depender da forma como a empresa estruturar as informações, mas, no geral, os depoimentos costumam aparecer no fim da carta de apresentação. É interessante que os depoimentos também sejam apresentados com um design intuitivo e de forma que facilite a leitura, como separados em blocos e com pequenas imagens de identificação.

Cuidados

Se a empresa seguir as dicas padrões e acrescentar a personalização do negócio na carta, não há muito com o que temer. O design da carta, a forma como as informações serão organizadas e a presença ou não de depoimentos são coisas que variam muito de uma empresa para a outra e, por isso, é importante decidir que formato combina mais com o negócio em questão.

Deixar a carta com uma aparência de documento oficial também é interessante, pois o cartão de visitas da empresa não pode ser impresso de qualquer jeito. Utilizar papel timbrado da companhia e se dirigir diretamente ao cliente no início da carta é uma forma de passar a imagem de oficialidade do documento e dedicação para com o cliente.

A linguagem também é uma das ferramentas essenciais para a construção de uma boa carta de apresentação empresarial. O mais adequado é utilizar frases diretas e pessoais, com a intenção de aproximar o cliente da empresa. Linguagens muito formais podem causar um efeito contrário, pois a formalidade aumenta a distância entre a empresa e o cliente.

Através desses cuidados é possível aumentar as chances da carta causar uma boa impressão logo de cara. Porém, nenhuma carta pode garantir a certeza do sucesso da venda, pois a decisão de contratar ou não será tomada de acordo com as necessidades do cliente e benefícios oferecidos pela companhia. No entanto, uma boa carta de apresentação garante uma imagem positiva e é um grande requisito para levar o cliente até a próxima etapa de negociação.

Sucesso nas vendas!

Rafael Rez

Autor do livro "Marketing de Conteúdo: A Moeda do Século XXI", publicado pela DVS Editora. Possui MBA em Marketing pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) em 2013. Fundador da consultoria de marketing digital Web Estratégica, já atendeu mais de 1.000 clientes em 20 anos de carreira. Co-fundador da startup GoMarketing.cloud. Fundou seu primeiro negócio em 2002, de onde saiu no final de 2010. Foi sócio de outros negócios desde então, mantendo sempre como atividade principal a direção geral da Web Estratégica. Além de Empreendedor e Consultor, é Professor em diversas instituições: HSM Educação, ILADEC, Cambury, ESAMC,ALFA, ESPM, INSPER. Em 2016 fundou a Nova Escola de Marketing.

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